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Software per Fatturazione Elettronica: Quale Scegliere nel 2025 — Confronto Prezzi

4 Luglio 2025 Autore: Simone Iommelli Pubblicato da: IOMASSISTO Lettura: ~9 min

L'obbligo della fattura elettronica in Italia: chi, quando, come

La fattura elettronica in formato XML tramite il Sistema di Interscambio (SDI) dell'Agenzia delle Entrate e' obbligatoria in Italia dal 1° gennaio 2019 per le grandi imprese, dal 2020 per quasi tutti i soggetti IVA. Dal 1° gennaio 2024 l'obbligo e' stato esteso anche ai contribuenti in regime forfettario che superano i 25.000 euro di ricavi annui.

In pratica, se hai una Partita IVA italiana e fatturi a clienti italiani (B2B o B2C), devi emettere e ricevere fatture elettroniche. Le uniche eccezioni residue riguardano alcune categorie sanitarie (per la privacy) e le operazioni con l'estero (dove si usa invece la fattura estera o l'esterometro).

Una fattura elettronica valida deve essere in formato XML FatturaPA, firmata digitalmente (o con sigillo del provider), trasmessa via SDI e conservata a norma per 10 anni. Un semplice PDF non e' una fattura elettronica.

Confronto dei principali software: funzioni e prezzi

Il mercato e' affollato. Ecco i cinque software piu' usati dalle PMI e dai liberi professionisti italiani, con un confronto onesto su costi e funzionalita' reali.

Software Prezzo base Invio SDI Conservazione 10 anni Corrispettivi App mobile Ideale per
Fatture in Cloud Piu' diffuso Da €8/mese ✓ ✓ ✓ ✓ Professionisti, PMI
Danea Easyfatt Da €89/anno ✓ ✓ ✓ ● solo ricezione Commercianti, artigiani
Aruba Fatturazione Da €0 Gratis ✓ ✓ ✗ ● web only Forfettari, low volume
Fattura24 Da €0 Gratis ✓ ✓ ✓ ✓ Freelance, piccole ditte
TeamSystem Da €20/mese ✓ ✓ ✓ ✓ PMI strutturate, studi

Fatture in Cloud (TeamSystem)

Il software piu' diffuso in Italia tra liberi professionisti e PMI. Interfaccia moderna, app mobile completa, modulo per prima nota e scadenzario clienti. Il piano base a €8/mese include 100 documenti/anno — sufficiente per la maggior parte dei forfettari. Piani superiori arrivano a €20/mese con documenti illimitati, gestione agenti e integrazione con corrispettivi telematici. La conservazione sostitutiva e' inclusa in tutti i piani.

Danea Easyfatt

Software desktop con installazione locale (Windows), preferito da chi vuole i dati sul proprio PC e non dipendere da connessione internet. Ha una lunga storia nel settore e gestisce bene carichi di lavoro elevati: preventivi, ordini, DDT, bolle e gestione magazzino base. Costo annuale fisso senza sorprese (€89-199/anno a seconda del modulo). Ideale per artigiani e commercianti con flusso documentale elevato.

Aruba Fatturazione Elettronica

Soluzione entry-level con piano gratuito che include invio e ricezione SDI e conservazione sostitutiva. Sufficiente per chi emette meno di 20-30 fatture all'anno e non ha bisogno di preventivi o gestione avanzata. L'interfaccia e' essenziale ma funzionale.

Fattura24

Piano gratuito generoso (fino a 15 documenti/mese) con app mobile ottima. I piani a pagamento partono da €7/mese e aggiungono DDT, preventivi, corrispettivi e integrazioni con piattaforme e-commerce. Buona scelta per freelance e ditte individuali in crescita.

TeamSystem Enterprise

Suite gestionale completa orientata alle PMI strutturate e agli studi commercialisti. Integra contabilita', ciclo attivo e passivo, gestione del personale e CRM. Il costo e' piu' elevato (€20+/mese) ma copre esigenze che gli altri software non gestiscono.

Funzioni essenziali da verificare prima di scegliere

Invio SDI automatico

La fattura deve arrivare all'Agenzia delle Entrate senza passaggi manuali. Verificate che il software sia intermediario accreditato SDI.

Conservazione sostitutiva 10 anni

Deve essere conforme al CAD. Non e' sufficiente salvare il PDF: serve archiviazione digitale a norma con marca temporale.

Corrispettivi telematici

Obbligatori per chi ha scontrino fiscale. Verifica che il software si integri con il registratore di cassa telematico.

Notifiche di stato SDI

Il sistema deve avvisarti se la fattura e' stata accettata, rifiutata o se e' in attesa. Fondamentale per rispettare i termini di emissione.

Accesso commercialista

Profilo dedicato in sola lettura per il tuo studio commercialista, con esportazione in formato compatibile con i principali software contabili.

Import anagrafiche

Se migri da un altro software, devi poter importare clienti, fornitori e prodotti senza reinserirli manualmente uno per uno.

Come passare dalla carta al digitale: la migrazione in 5 passi

Molti artigiani e commercianti usano ancora Word o Excel per le fatture, affidandosi poi a un commercialista per la trasmissione. Migrare a un software dedicato richiede meno tempo di quanto si pensi.

Integrazione con il commercialista

Il software di fatturazione non sostituisce il commercialista: lo integra. Prima di acquistare un abbonamento, chiedi al tuo studio quale software preferisce ricevere i dati. Molti commercialisti lavorano con TeamSystem o Zucchetti e possono ricevere i dati in formato standard senza rielaborazione manuale.

La maggior parte dei software moderni permette di condividere un accesso in sola lettura o di esportare un file XML/CSV periodico. Alcuni, come Fatture in Cloud, hanno un portale commercialista dedicato dove lo studio puo' accedere a tutti i clienti che hanno autorizzato la condivisione.

Domande frequenti (FAQ)

Chi e' obbligato alla fattura elettronica in Italia nel 2025?
Dal 1° gennaio 2024 l'obbligo e' esteso a tutti i soggetti IVA, inclusi i contribuenti in regime forfettario che superano 25.000 euro di ricavi. In pratica, quasi tutti i liberi professionisti, artigiani e aziende italiane devono emettere fatture elettroniche tramite il Sistema di Interscambio (SDI) dell'Agenzia delle Entrate.
Qual e' la differenza tra invio SDI e conservazione sostitutiva?
L'invio SDI e' la trasmissione della fattura al sistema dell'Agenzia delle Entrate — obbligatoria per tutti. La conservazione sostitutiva e' il processo di archiviazione a norma di legge che garantisce l'autenticita' e l'integrita' delle fatture per 10 anni. Molti software la includono, ma verificate sempre che sia conforme al Codice del Digitale (CAD).
Posso usare il servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate?
Si', "Fatture e Corrispettivi" sul sito dell'Agenzia delle Entrate e' completamente gratuito. Va bene per chi emette poche fatture al mese (meno di 5-10). Per volumi maggiori, per chi ha clienti B2C o ha bisogno di preventivi, ordini e prima nota, un software dedicato e' molto piu' efficiente.
Il mio commercialista puo' accedere al software?
Quasi tutti i software di fatturazione moderni offrono un accesso dedicato per il commercialista, in sola lettura o con permessi personalizzati. Fatture in Cloud, TeamSystem e Danea Easyfatt hanno funzioni specifiche per lo studio commercialista. Chiedete al vostro commercialista quale sistema preferisce: spesso ha gia' una preferenza.
Come si migra da un software all'altro senza perdere i dati?
La migrazione richiede l'esportazione delle anagrafiche clienti/fornitori (solitamente in CSV o XML), delle fatture storiche e dei prodotti/listini. I software piu' strutturati offrono import guidato. Per la continuita' fiscale, assicuratevi che le fatture storiche restino in conservazione sostitutiva anche dopo la migrazione — di solito rimangono sul vecchio provider per i 10 anni obbligatori.

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