1. Cos'e' la fattura elettronica e chi deve emetterla
La fattura elettronica e' un documento fiscale in formato digitale strutturato (XML) che viene trasmesso obbligatoriamente attraverso il Sistema di Interscambio (SDI) dell'Agenzia delle Entrate. Non e' un PDF inviato via email — e' un file con una struttura dati precisa che la macchina legge e controlla automaticamente.
Dal 1° luglio 2022 l'obbligo e' stato esteso ai forfettari con ricavi superiori a 25.000 euro. Dal 1° gennaio 2024 l'obbligo vale per tutti i soggetti IVA, inclusi i forfettari sotto soglia. Le uniche eccezioni riguardano alcune categorie specifiche (es. medici con consenso del paziente per privacy, ma anche per loro l'AdE mantiene i dati).
Chi deve emettere fattura elettronica
- Tutte le imprese (SRL, SNC, SAS, ditte individuali)
- Lavoratori autonomi e professionisti con partita IVA
- Forfettari e minimi (dal 2024 per tutti)
- Enti non commerciali per le attivita' commerciali
- Pubblica Amministrazione (FatturaPA dal 2014)
L'obbligo riguarda le operazioni tra soggetti italiani. Per le operazioni con l'estero (import/export) si usano i cosiddetti esterometro o la comunicazione delle operazioni transfrontaliere, con regole diverse.
2. Come funziona il sistema SDI passo per passo
Il Sistema di Interscambio e' il "postino digitale" del fisco italiano. Ogni fattura elettronica deve passare da qui — non puoi consegnarla direttamente al cliente saltando il SDI.
Il flusso completo
- Creazione — Il venditore crea la fattura nel formato XML FatturaPA usando il suo software di fatturazione.
- Firma digitale — Il software firma digitalmente il file (nel caso di operatori accreditati, firma anche il canale di trasmissione).
- Trasmissione al SDI — Il file viene inviato al SDI via web service, FTP o portale dell'AdE.
- Controllo SDI — Il SDI controlla la validita' formale del file XML entro pochi minuti (di solito secondi).
- Consegna al destinatario — Se i controlli passano, il SDI consegna la fattura al canale indicato (codice destinatario, PEC o area riservata AdE).
- Ricevuta — Il mittente riceve la "ricevuta di consegna" (RC) o, in caso di problemi, una notifica di scarto o mancata consegna.
Il SDI elabora le fatture in pochi secondi durante l'orario di punta. In caso di volumi elevati (fine mese, scadenze fiscali) i tempi possono dilatarsi fino a qualche ora. La fattura si considera emessa alla data in cui il SDI la riceve, non quando tu la crei.
3. Codice destinatario e PEC del cliente: come ottenerli
Per inviare una fattura elettronica al cliente devi sapere dove consegnarla. Il SDI usa due canali principali:
Codice destinatario (7 caratteri)
E' il codice univoco del canale di ricezione fatture del cliente. I grandi software di fatturazione e gli intermediari (commercialisti, CAF, provider) hanno un proprio codice destinatario. Il cliente deve comunicartelo prima che tu emetta la prima fattura.
PEC del cliente
Alternativa al codice destinatario: il SDI invia la fattura alla casella PEC indicata. Meno efficiente per chi riceve molte fatture (richiede di scaricare e archiviare manualmente), ma valida.
Come ottenere il codice destinatario
- Chiedilo direttamente al cliente (e' sua responsabilita' comunicartelo)
- Se il cliente e' registrato all'Agenzia delle Entrate, puoi trovarlo cercando la sua partita IVA sul Registro delle Imprese o su IndicePA (per la PA)
- Se il cliente non ha un codice destinatario registrato, usa il codice 0000000 (sette zeri) e inserisci la PEC del cliente
Il codice destinatario errato non causa lo scarto della fattura da parte del SDI, ma la fattura potrebbe non arrivare al destinatario corretto. Sempre meglio verificare con il cliente prima di emettere.
4. Formato XML: cosa c'e' dentro una fattura elettronica
Una fattura elettronica e' un file XML con estensione .xml o .p7m (se firmata digitalmente). Non devi scrivere XML a mano — ci pensa il software — ma capire la struttura ti aiuta a diagnosticare gli errori.
Blocchi principali del file FatturaPA
- FatturaElettronicaHeader — Dati trasmissione (codice destinatario, ID trasmissione), dati del cedente/prestatore (il mittente), dati del cessionario/committente (il destinatario)
- FatturaElettronicaBody — Dati generali (numero, data, tipo documento), dati beni/servizi (descrizione, quantita', prezzo, aliquota IVA), dati di pagamento (modalita', scadenza, IBAN)
- Allegati — E' possibile allegare documenti PDF aggiuntivi (DDT, contratti) dentro il file XML
TD01 = Fattura ordinaria | TD04 = Nota di credito | TD06 = Parcella (professionisti) | TD16 = Integrazione fattura reverse charge | TD24 = Fattura differita. Il software sceglie il tipo automaticamente in base ai dati inseriti.
5. Software gratuiti vs a pagamento: confronto completo
La scelta del software dipende dal volume di fatture e dall'integrazione con il resto della tua contabilita'. Ecco il confronto tra le soluzioni principali:
| Software | Costo | Fatture/anno | Gestionale integrato | Ideale per |
|---|---|---|---|---|
| Portale AdE (Fatture e Corrispettivi) | Gratis | Illimitate | No | Professionisti con poche fatture |
| Fatture in Cloud | da 8 €/mese | Illimitate | Si' | PMI e autonomi |
| Aruba Fatturazione | da 1 €/mese | Illimitate | Parziale | Forfettari e piccole ditte |
| Holded | da 14 €/mese | Illimitate | Completo | Aziende in crescita |
| Zucchetti / Teamsystem | da 30 €/mese | Illimitate | Completo (ERP) | PMI strutturate |
| Integrazione SAP/Navision | su progetto | Illimitate | ERP nativo | Grandi aziende |
Se emetti piu' di 20 fatture al mese, un software a pagamento con gestionale integrato ti fa risparmiare ore ogni settimana. Il costo del software e' ampiamente ripagato dal tempo risparmiato nella riconciliazione contabile.
6. Sanzioni per chi non emette fattura elettronica
La normativa prevede sanzioni amministrative per chi non emette fattura elettronica o la emette fuori termine. Ecco cosa rischi:
Sanzioni principali
- Omessa fatturazione — Sanzione dal 90% al 180% dell'imposta relativa all'imponibile non documentato (minimo 500 euro per operazione)
- Fatturazione tardiva — Sanzione dal 5% al 10% dei corrispettivi non documentati (se non incide sul calcolo dell'IVA), minimo 250 euro
- Violazioni formali senza danno erariale — Sanzione fissa da 250 a 2.000 euro (es. errori nel file XML che non causano omessa imposta)
Se ti accorgi di aver omesso una fattura puoi ricorrere al ravvedimento operoso per ridurre le sanzioni. Prima intervieni, minore e' la sanzione: entro 30 giorni si paga 1/10, entro 90 giorni 1/9, entro un anno 1/8. Meglio parlarne subito con il commercialista.
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