Indice dell'articolo

Cos'è la PEC e come funziona

La Posta Elettronica Certificata (PEC) è un sistema di posta elettronica che garantisce valore legale alle comunicazioni digitali. In pratica è come una raccomandata con ricevuta di ritorno, ma in versione elettronica.

Ogni volta che invii un messaggio PEC, il sistema genera automaticamente due ricevute:

Queste ricevute fanno piena prova in giudizio. Non importa se il destinatario apre o legge il messaggio: dal punto di vista legale, la comunicazione è avvenuta nel momento della consegna.

Come funziona tecnicamente Il protocollo PEC aggiunge una busta di trasporto cifrata al messaggio email ordinario. I gestori PEC accreditati da AgID (Agenzia per l'Italia Digitale) sono i soli autorizzati a gestire questo traffico, garantendo autenticità e integrità del messaggio.

Chi è obbligato ad averla

La normativa italiana ha reso la PEC obbligatoria per categorie specifiche. Ecco chi deve assolutamente averla:

Categoria Obbligo Riferimento normativo
Società (SRL, SPA, cooperative...) Obbligatorio Art. 16 D.L. 185/2008
Professionisti con albo (avvocati, commercialisti, medici, ingegneri...) Obbligatorio D.L. 179/2012
Ditte individuali Obbligatorio Dal 1 luglio 2013
Pubblica Amministrazione Obbligatorio CAD (D.Lgs. 82/2005)
Privati cittadini Facoltativo —
Attenzione alle sanzioni Le società che non comunicano la PEC al Registro Imprese rischiano sanzioni da 103 a 1.032 euro. I professionisti possono subire procedimenti disciplinari dal proprio ordine. Senza PEC non è possibile ricevere atti giudiziari in forma digitale.

PEC vs email ordinaria: le differenze

Molti pensano che una email ordinaria con ricevuta di lettura abbia lo stesso valore di una PEC. Sbagliato. Ecco le differenze chiave:

Caratteristica Email ordinaria PEC
Valore legale Nessuno Equivalente raccomandata A/R
Ricevuta di consegna Solo se il destinatario acconsente Automatica, certificata
Prova in giudizio Non fa piena prova Fa piena prova (art. 48 CAD)
Trasmissione dati sensibili Non sicura per uso formale Adeguata per atti ufficiali
Comunicazione con PA Non accettata per atti formali Accettata e preferita
Costo Gratis (o economica) Da 5 euro/anno

Provider e prezzi 2025 a confronto

Tutti i gestori PEC devono essere accreditati da AgID. I principali sul mercato italiano sono:

Provider Piano base Spazio Note
Aruba PEC 5 €/anno 1 GB Il più diffuso in Italia, interfaccia semplice
Legalmail (InfoCert) 9,90 €/anno 2 GB Ampia integrazione con firma digitale
Libero Mail PEC 6,99 €/anno 2 GB Buona per chi ha già account Libero
Namirial PEC 7,90 €/anno 2 GB Ottima assistenza, piani professionali avanzati
Register.it PEC 8,99 €/anno 2 GB Buona integrazione con hosting e domini

Consiglio pratico: se sei un professionista o una piccola impresa, Aruba PEC a 5 euro/anno è la scelta più comune e funziona bene per 95% dei casi. Se hai bisogno di firma digitale integrata o gestisci molti documenti legali, considera Legalmail di InfoCert.

Come attivare la PEC: passo per passo

Il processo di attivazione richiede circa 15-30 minuti e un documento d'identità valido. Ecco i passaggi con Aruba (il provider più comune):

  1. 1
    Vai su pec.it (Aruba) e scegli il piano

    Seleziona il piano base da 5 euro/anno. Per un professionista singolo è più che sufficiente. Clicca "Acquista".

  2. 2
    Scegli l'indirizzo PEC

    Il formato tipico è nomecognome@pec.it o nomeazienda@pec.it. Scegli qualcosa di professionale e facile da comunicare.

  3. 3
    Inserisci i dati personali e crea l'account

    Serve codice fiscale, documento d'identità, indirizzo email di contatto (quella ordinaria). Per le aziende serve anche la partita IVA.

  4. 4
    Verifica l'identità

    Aruba permette la verifica online con CIE (Carta d'Identità Elettronica), SPID o caricando il documento. La verifica con SPID è la più rapida (2 minuti).

  5. 5
    Effettua il pagamento e attiva

    Carta di credito, PayPal o bonifico. L'attivazione è quasi immediata dopo il pagamento.

  6. 6
    Comunica la PEC al Registro Imprese (se azienda)

    Se hai una partita IVA con forma societaria, devi comunicare la PEC al Registro Imprese tramite la Camera di Commercio. Costo: ~20 euro di diritti. I professionisti la comunicano al proprio ordine.

Configurarla in Outlook e altri client

Puoi usare la PEC sia via webmail (browser) che configurandola in un client email. Ecco i parametri standard Aruba per Outlook:

Impostazione Valore (Aruba PEC)
Server posta in arrivo (IMAP) imaps.pec.aruba.it — porta 993 SSL
Server posta in uscita (SMTP) smtps.pec.aruba.it — porta 465 SSL
Autenticazione Username: indirizzo PEC completo
Password La password impostata in fase di registrazione
Crittografia SSL/TLS (obbligatoria)
Consiglio: tieni PEC e email ordinaria separate Configura la PEC in una cartella dedicata o in un profilo Outlook separato. Le ricevute automatiche generate dal sistema PEC possono riempire rapidamente la casella — imposta un filtro per spostarle in una cartella "Ricevute PEC" automaticamente.

Conservazione delle PEC

Qui commettono errori in molti: la casella PEC non è un archivio sicuro a lungo termine. Lo spazio si esaurisce, il contratto può scadere, il provider potrebbe chiudere. Ecco le regole pratiche:

Errore comune Non rinnovare la PEC a scadenza. Se la casella scade e il contratto non viene rinnovato, perdi l'accesso alla casella e non puoi più ricevere comunicazioni ufficiali. Imposta il rinnovo automatico dal primo giorno.